整体院の予約システム開発事例｜会員の先行予約・キャンセル待ち・月別管理に対応

毎月、決まった日時から翌月分の予約を受け付ける。会員のお客様には先に予約してもらい、その後に通常の受付を始める。ご家族の分もまとめて予約できるようにしたい。

整体院の予約には、日時を一つ選ぶだけでは収まらない、お店ごとのルールがあります。予約システムを探していても、「先行受付の日時を毎月変えたい」「満席後はキャンセル待ちを受けたい」と考えるほど、自分の院でどう使うかが想像しにくくなることもあるのではないでしょうか。

今回ご紹介するのは、こうした受付方法に合わせて千歳開発が制作した、整体院の会員制予約サイトです。制作途中にスマートフォンで画面をお試しいただき、予約の選び方や案内文を調整しました。納品後にも、キャンセル待ち、月別の管理画面、営業日単位の予約枠の操作を追加しています。

「機能を付けられるか」に加えて、「利用者が予約できるか」「店主が翌月も自分で運用できるか」「使い始めて困ったらどうするか」。その三つを、実際のやり取りと対応内容からご紹介します。

※顧客名・店舗名・所在地は匿名です。実際の相談・対応記録に基づいて構成しています。画像は実店舗を撮影したものではありません。

今回の整体院が必要としていた予約システム

この案件では、毎月の受付サイクルに合わせて、予約の開始日時や入口を管理する必要がありました。常時すべての日程を公開する形式とは異なり、受付前、先行受付中、通常受付中、満席になった後で、利用者に案内する内容が変わります。

受付・運用の場面	制作・改修した内容
会員向けに先に予約を受け付ける	合言葉を用いた入口と、区分ごとの受付開始日時
月ごとに受付方法を調整する	管理画面で受付サイクルの設定を変更
ご家族の分も予約する	一度に最大5枠を選択し、それぞれのお名前を入力
スマートフォンで日時を探す	1か月分を横スクロールで確認する予約カレンダー
満席になった後の希望を受ける	キャンセル待ちの申し込みと店舗側の対応管理
次月の予約を準備する	月別管理、予約枠の事前作成と表示の切り替え
お休みの日を設定する	日付を選んで1日分の枠をまとめて削除する操作

最初から表のすべてを一度に開発したわけではありません。まず予約サイトを制作し、運用を始めてから必要になった機能を追加しています。以下では、どの段階で何が必要になったのかを順に見ていきます。

会員の先行予約と通常受付を、毎月の運用に合わせる

予約の入口には合言葉を設け、先行受付を利用するお客様と通常のお客様で、受付開始日時を分ける構成にしました。

制作途中に確認したのは、現在の開始日時だけではありません。お客様からは、今後、先行受付を行わず通常受付だけにする月があっても、自分で設定を変えられるかというご質問がありました。

毎月同じ運用が続くとは限りません。そのたびに開発者へ連絡して設定を書き換える必要があれば、日々の管理としては負担が残ります。そこで、管理画面で受付サイクルごとの合言葉と開始日時を設定できる形にしています。

ここで大切なのは、予約の仕組みを作るときに「来月も同じように受け付けるか」「例外の月はありそうか」まで確認することです。今回のサイトでは、日常的に変える可能性のある受付条件を、店舗側で扱う設定として整理しました。

すべての機能を管理画面から自由に作り替えられるという意味ではありません。普段の運用で変えるものと、新しい開発が必要になるものを分け、どこまでご自身で操作できるかをお伝えしています。

家族分の予約は、選んだ枠ごとにお名前を入力

ご家族の分もまとめて予約できるよう、一度に最大5枠を選び、それぞれ施術を受ける方のお名前を入力する形式にしました。

予約の連絡をする方と、実際に来院する方が同じとは限りません。複数枠を選べるだけでは、どの時間にどなたが来るか分かりにくくなるため、選択した枠とお名前が対応する入力を用意しています。

また、日によって予約の開始時間が違う場合は、その日に作成された枠が表示されます。毎日同じ営業時間を前提にするのではなく、用意した予約枠をもとに日時を選ぶ構成です。

このような受付条件は、一般的な機能一覧で「複数予約に対応」と書くだけでは、使い方まで伝わりません。何枠を選び、誰の名前を入力し、店舗側ではどう確認したいかを具体的にすることで、ご自身の院に合うかを判断しやすくなります。

スマートフォンで試して、予約カレンダーを作り直す

最初の画面をご覧いただいた後、日付と時間を表で見渡せる、横スクロール式の予約画面にしたいというご要望をいただきました。

そこで、日付を横方向、時間を縦方向に並べる画面へ変更しました。予約できる枠は「◎」、選択中は「●」、予約できない枠は「✕」で表示し、枠の状態を見分ける形にしています。時間は30分刻みの表示で調整しました。

さらに実際に操作していただく中で、週ごとに画面を切り替えるより、横にスクロールして月末まで見られるほうが、想定されていた使い方に近いと分かりました。そのため、1か月分の予約を見渡せる形式へと調整しています。

月全体が見られる一方で、空いている日を探すときに移動が多くなる点もあります。こちらからは、近い空き枠へ移動する操作を提案し、了承をいただいたうえで対応しました。単に月末まで長く並べるだけでなく、空きを探すときの操作も検討した部分です。

予約画面は、完成した画像を見るだけでは分からないことがあります。指でどちらに動かすか、選んだ状態を見分けられるか、別の日も探しやすいか。今回も、試せる画面をご案内し、その操作をもとにご要望を具体化しました。

千歳開発へご相談いただく場合にも、「こういう機能名のものがほしい」と整理していただく必要はありません。「月末まで続けて見たい」「家族の予定を見ながら複数の日を選びたい」といった使い方から、画面を考えていきます。

予約完了・受付終了・変更の案内を、迷いにくい順番へ

制作中には、ボタンや案内文についても細かなご相談をいただきました。予約後に確認メールを見てもらう案内、メールが届かない場合の連絡先、続けて予約する操作、変更・キャンセルへ進む場所などです。

予約システムに必要なのは、データが保存されることだけではありません。操作したお客様に「今の予約が完了したのか」「次に何を確認するのか」が伝わる必要があります。そのため、確認メールの案内やボタンの配置も調整しています。

導入後の改修では、予約の途中で受付が終了した場合の表示も見直しました。終了したことを知らせる文章が下のほうにあると、画面を開いたお客様が予約できたと思ってしまうおそれがあるため、受付終了の案内を上部へ移しています。

満席と、店舗側の操作で受付を閉じた場合では、伝えたい理由も違います。後の改修では、満席時の見出しと手動終了時の見出しをそれぞれ調整しました。どちらも予約できない状態ではありますが、利用者に案内する言葉は同じでよいとは限りません。

キャンセル待ちを申し込みたい方と、すでに取った予約を変更したい方が、進む先を取り違えないことも確認しました。変更の相談先として案内するLINEと、キャンセル待ちの入口を分けて考えています。

文章の改行についてもご要望があり、スマートフォンで読んだときに意味が途切れにくいよう整えました。短い案内文や一つのボタンも、店舗から利用者への説明の一部として扱っています。

納品前は、予約からメール・変更・キャンセルまで確認

納品前には、予約の申し込み、確認メール、変更、キャンセル、前日のリマインドなど、一連の動作を確認しました。仕様書とソースコードもお渡ししています。

予約ページが開くだけでは、実際の受付に使えるかは分かりません。申し込みの後に通知が届くか、日時を変えるときに操作できるか、キャンセルした内容を扱えるかまでが、日々の運用に関わります。

制作中には、ドメインの登録メールの認証が完了しておらず、サイトへアクセスできなくなったこともありました。こちらで原因を調べて手続きを行い、お客様からも復旧したとのご連絡をいただいています。

サイトの見た目を作ることと、そのURLで使い続けられる状態にすることは、どちらも必要です。この案件では、画面の制作に加え、公開に必要な設定や、引き継ぎ時の稼働も確認しました。

月額保守を付けるか、自分で管理するかも相談

納品に際しては、サーバーやドメインを誰が管理するか、今後変更が必要になった場合にどう依頼するかをお話ししました。月額で保守を受ける方法と、店舗側で管理し、必要な改修をその都度依頼する方法をご説明しています。

このお客様が選ばれたのは、店舗側で管理する方法でした。合言葉、予約枠、管理画面で変更できる案内文などは、ご自身で操作できることをお伝えしています。サイトを動かすためのサーバーやドメインなどの費用と、開発・改修の費用についても、管理方法を考える際に確認しました。

アカウントの引き継ぎでは、手続きがどこまで進んでいるか分かりにくい場面もありました。画面を共有いただきながら次の操作をご案内し、設定とサイトの稼働を確認して引き渡しています。作業に使った一時的な管理用アクセス権も外しました。

導入後の付き合い方は、月額契約だけではありません。この案件では、日常の設定は店舗側で行い、新たな仕組みが必要になったときにご相談いただく形で、次の改修へつながりました。

導入後の追加開発① 満席後のキャンセル待ち受付

予約サイトを使い始めた後、キャンセル待ちの受付を追加するご依頼をいただきました。通常の予約が取れない状態でも、希望を受け付け、店舗側で対応状況を管理できるようにするための開発です。

申し込みでは、お名前、メールアドレス、備考を入力できるようにしました。店舗の管理画面には登録順で一覧を表示し、対応した方には「ご案内済み」のチェックを付けられる構成です。不要になった申し込みを削除する操作も用意しています。

お客様には受け付けたことを伝える確認メール、店舗には新しい申し込みが入ったことを知らせる通知を用意しました。申し込みを受け取る入口と、その後に店舗が確認・対応する画面を合わせて作っています。

この仕組みは、空きが出た瞬間に自動で予約を確定させるものではありません。キャンセル待ちの希望を受け付け、店舗側で案内を管理する方式です。自動で確定するのか、店舗が内容を見て連絡するのかでは、必要な運用も異なります。

加えて、すべての予約枠が満席になった際に、店舗へ知らせるメールも追加しました。キャンセル待ちの受付と満席の通知は、それぞれ内容と費用をご説明し、必要な機能として開発しています。

導入後の追加開発② 月ごとに予約を管理し、翌月分を準備

運用を重ねる中で、予約や枠を月ごとに確認したいというご要望がありました。予約サイトは一度公開して終わりではなく、次の月の枠を用意し、受付を繰り返していくものです。情報が増えると、月単位で見られることが管理のしやすさに関わります。

管理画面の集計、予約枠一覧、予約一覧を、月別に確認できるよう改修しました。お客様からご希望のあった月選択のプルダウンに加え、前後の月へ移動するボタンも用意しています。

また、翌月分の予約枠を事前に作り、準備ができた段階で表示できるようにしました。店舗側の準備と、お客様が予約画面で見るタイミングを分けて扱うための変更です。

この改修では、こちらのご案内に書かれていた表示設定のチェック項目が、当初の枠作成画面にまだ存在しないという行き違いもありました。確認を受け、個別作成と一括作成の両方で表示を設定できるよう追加し、月単位でまとめて表示する操作も整えています。

機能の説明と実際の画面が合っていない箇所を修正した後、お客様にお試しいただき、使い勝手がよくなったとのご感想をいただきました。管理画面を完成とする前に、店舗側の操作で確認いただいた改修です。

導入後の追加開発③ お休みの日の予約枠をまとめて操作

さらに、1か月分の予約枠を用意した後で、お休みの日の枠だけをまとめて削除したいというご相談がありました。それまでは、一つずつ枠を操作する必要があった部分です。

日付を選び、1日分の予約枠をまとめて削除できる操作を追加しました。実行前には対象の枠数や予約の有無を表示し、確認画面を通して進む形にしています。

まとめて操作できる機能は手順を減らせる一方、どの日に対する操作かを分かったうえで実行する必要があります。そのため、対象を確認する画面も含めて対応しました。

この変更と合わせて、満席時と手動で受付を終了した場合の見出しも調整しています。お客様に確認いただいてから納品し、作業後にはお預かりした管理用アクセス権を外したこともお伝えしました。

不具合の修正と、新しい機能の追加を分けて対応

追加開発の途中では、同じ日時の予約枠が内部で重複し、満席のはずの時間を予約変更画面で選べてしまう問題が見つかりました。

こちらで重複状態を調べ、実際の予約を保持しながら重複した枠を整理しました。さらに、同じ日時の枠を重ねて登録しないための処理を加えています。単に表示を隠すのではなく、予約枠のデータの状態を確認して対応したものです。

また、以前ご依頼いただいた文言が一部の画面に反映されていない箇所もあり、こちらの対応漏れとして修正しました。追加料金なしで対応した文言調整もあります。

一方、キャンセル待ちの受付や新しい通知などは、それまでなかった機能を開発する作業です。内容と費用をご説明したうえで進めています。この事例で一部の修正に追加料金がなかったことを、すべての変更を無料で行うという約束としてご案内することはできません。

大切なのは、相談された内容を確認し、既存機能の不具合なのか、新たな要望なのか、どの範囲の作業になるかをお伝えすることです。今回も、運用中のご連絡に対して、その都度内容を確認して対応しています。

導入して分かったことと、お客様からいただいた反応

実際に予約を受け付けた後には、お客様から、ご高齢の利用者にも予約してもらえたというご報告をいただきました。月別管理の改修後には、使い勝手がよくなったというご感想もいただいています。

これは店舗側からいただいた反応であり、すべての利用者について操作性を測定した結果ではありません。また、予約数や売上がどれだけ増えたか、電話対応が何時間減ったかという数値は確認していません。

この事例で確認できるのは、独自の受付ルールをサイトとして形にし、実際の受付に使っていただき、その後も店舗の運用に合わせた改善をご依頼いただいたことです。初回の予約ページだけでなく、満席後の受付や翌月の準備へと、対応する範囲が広がりました。

ご自身の院で考える際にも、予約ボタンを設置した場面だけでなく、受付開始前の準備、満席になった後の対応、翌月の枠作成まで思い浮かべていただくと、必要な仕組みが見えやすくなります。

整体院の予約システム、独自の受付方法から相談できます

会員の先行予約、一斉受付、ご家族の分の予約、キャンセル待ち。こうしたルールがある場合も、最初にシステムの仕様書を用意する必要はありません。

相談時には、次の内容を分かる範囲でお聞かせください。

• 予約をいつから受け付けるか。会員と通常のお客様で違いがあるか。
• 一度に何枠を予約できるようにしたいか。ご家族の分も扱うか。
• 満席になった後は受付を終えるか、キャンセル待ちを受けるか。
• 予約の変更やキャンセルを、現在どのように受け付けているか。
• 翌月の予約枠を誰が作り、営業時間やお休みを誰が変更するか。
• 月額の保守を希望するか、日常管理を店舗で行いたいか。

現在使っている予約画面や、利用者へ送っている案内文があれば、それをもとにお話しできます。文章だけでは伝わりにくい部分は、実際に試せる画面を見ながら整理していきます。

初期制作の費用は、受付ルール、予約画面、通知、管理機能などによって変わります。公開後に店舗で変更できる範囲と、追加開発になる範囲も合わせて確認します。今回と同じ機能をすべて入れる前提ではなく、今の受付で必要なものから検討できます。

千歳開発では、整体院やサロンの運用に合わせた予約サイトの制作と、導入後の改修をご相談いただけます。「会員向けの受付を分けたい」「今の予約方法にキャンセル待ちを足したい」など、まずは変えたい場面をお聞かせください。

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比較する条件を整理したい方は、小さなお店の予約システムの選び方もご覧ください。