美容室の予約システム開発事例｜待ち人数の店内表示・外部予約連携と導入後のサポート

予約サイトに入った予約を確認する。店内で待っている人数を確認する。別の予約サービスから入った予約も見落とさないようにする。美容室の予約管理では、一つひとつは短い作業でも、確認する場所が増えるほど、接客の合間に気を配ることが増えていきます。

「自分の店の予約の受け方に合う仕組みがほしい」「予約の情報を店内の案内にも使いたい」と考えたとき、どこから相談し、どこまで任せられるのでしょうか。

この記事では、千歳開発が担当した、美容室の予約システムと店内サイネージの開発をご紹介します。最初のご相談は、待ち人数や呼び出し番号を店内の画面に表示する仕組みでした。そこから予約サイトの制作へと広がり、導入後には外部予約の取り込みや、一覧画面の見直しもご依頼いただいています。

機能の紹介に加えて、どう要望を整理したか、実際に使い始めた後に何を直したか、設置や操作で迷ったときにどう対応したかまでまとめました。ご自身の店舗で依頼する場合を想像しながら、ご覧ください。

※顧客名・店舗名・所在地は匿名です。実際の相談・対応記録に基づいて構成しています。売上や予約数の増加、作業時間の削減率を測定した事例ではありません。

美容室の予約管理と店内表示、今回どこまで作ったか

今回制作したのは、お客様が予約を申し込むページ、店舗側で予約や待ち人数を扱う管理画面、店内モニターに情報を表示するデジタルサイネージです。別々の画面を作るだけでなく、予約から店内での確認まで情報をつなぐ構成にしました。

店舗で使う場面	制作・対応した内容
お客様がネットで予約する	店舗の受付時間や人数の条件に合わせた予約ページ
店舗で予約を確認する	予約一覧を確認する管理画面
店内の状況を表示する	当日の来店前の予約、待ち人数などのサイネージ表示
モニターで使い始める	初期設定済みの表示端末、説明書、接続・操作の案内
外部サービスの予約も確認する	予約通知メールの取り込み、予約元を区別する表示
営業に合わせて使い方を変える	予約時刻の見せ方や受付時間など、導入後の追加改修

店舗の方が毎日触るのは、完成した画面です。開発側にとって機能が動いていても、どこを操作するか分からなければ、営業中には使いにくいままです。そのため、制作物をお渡しする工程と、店舗で使い始めるための案内を、一続きの対応として進めました。

最初の相談は「店内に待ち人数を表示したい」

最初から、予約サイトと外部連携のすべてが決まっていたわけではありません。店内表示について打ち合わせを進める中で、予約サイトも制作できるかというご相談をいただきました。当時ご利用中の予約サービスがあり、そのうえで店舗に合わせた予約の仕組みを検討されていました。

ここで必要だったのは、画面に載せる項目を並べることに加えて、普段の営業で何を数え、何を確認したいかをそろえることでした。

例えば「予約人数を表示する」というご希望でも、時間帯ごとの人数と、その日全体の人数では表示が変わります。すでに来店した方を含めるのか、これから来店する方を表示するのかでも、店内の案内としての意味は異なります。

やり取りの中で、当日全体の予約人数を表示したいというご希望を確認し、来店前のお客様を表示対象にしました。店内の待ち人数は、管理画面から変更してサイネージへ反映する構成です。

このような確認は、専門用語が分からなくても進められます。「どんな画面が必要か」を最初から整理するより、普段どこを見て人数を確かめ、店内では何を知らせたいかをお聞きするほうが、必要な機能を具体化しやすくなります。

予約サイトは、営業時間と受付ルールに合わせて設計

予約サイト側では、予約を受け付ける時間帯、予約枠の間隔、同時に受け付ける人数、キャンセルの締切などを確認しました。メニューや、お客様に入力していただく情報も含めて、予約が成立する条件を整理しています。

この美容室では平日と土日祝日で営業開始時刻が異なっていたため、予約できる時間を分けました。営業時間が一律ではない店舗では、カレンダーに同じ枠を毎日並べるだけでは、実際の営業と合いません。

また、導入後に受付時間の変更をご依頼いただいたときには、予約枠の設定に加えて、ページに記載されている営業時間も確認しています。予約できる時刻と画面に書かれた案内が食い違うと、お客様はどちらを見て判断すればよいか迷ってしまうためです。

美容室の予約システムを検討する際には、「予約フォームを付けられるか」に加えて、自分の店の受付ルールをどこまで反映できるかが判断材料になります。曜日による違い、枠の刻み方、受付終了の条件など、現在の営業で実際に使っているルールを先に確認することが大切です。

店内サイネージは、予約件数によって見やすい配置に

制作中には、ネット予約のお客様を最大10名まで画面に表示したいというご要望がありました。多くの予約を一覧で確認できるようにしたい、という内容です。

ただ、10名分の表示欄を常に固定すると、予約が少ない時間帯には空白が大きくなります。予約の多いときに情報が収まることと、少ないときにも読みやすいことの両方を考える必要がありました。

そこで、予約が5件以下の場合と、6件以上の場合でレイアウトを切り替える案をご提案しました。画面案をご覧いただいて了承をいただき、その形で実装しています。

画面に情報が収まっているかだけでなく、実際の予約件数でどう見えるかを確認した部分です。表示する項目を増やす場合にも、すべてを同じ大きさで並べればよいとは限りません。店内で見たときに、今必要な情報が読み取りやすい配置を考えました。

当日の予約が入っていない時間帯の扱いも確認しています。予約の状況によって画面の内容が変わる仕組みでは、データが多い状態だけでなく、少ないときや表示対象がないときの見え方も、打ち合わせの対象になります。

端末を用意して終わりではなく、店舗での接続・操作も案内

サイネージ用には、初期設定を行った小型コンピューターを用意しました。電源を入れると表示が起動する形に整えてお渡しし、接続や操作の説明書も用意しています。

設置する側にとっては、ソフトウェアの完成と、店内のモニターに実際に映ることは別の工程です。端末が届いた後には、モニターにつなぐケーブルの種類や、タブレットで管理画面を開いて待ち人数を変更する場所についてもご案内しました。

例えば、管理画面に操作項目があっても、初めて触る方には、それがどの表示を変えるためのものか分からないことがあります。今回も、実際のご質問に合わせて操作方法をご説明しています。

ご自身の店舗で同じような仕組みを検討される場合には、設置したい場所、使いたいモニターやタブレット、操作する方をお聞かせください。既存の機器を使えるか、新しく用意するものがあるかを含めて、必要な対応範囲を整理します。機器の購入が必要かどうかは、店舗ごとの条件を確認して判断します。

「表示されない」というご連絡も、実際の状態を確認して対応

導入後には、翌日の予約が店内画面に出ないというご質問がありました。サイネージは当日の来店前の予約を表示する仕様だったため、その対象をご説明し、店舗側でも理由をご確認いただけました。

一方で、翌日の予約自体が取れないというご連絡もありました。こちらは説明だけで済む内容ではなく、予約できる日の制限を調べ、実装を修正しています。その後、お客様から予約できたとのご報告をいただきました。

どちらも一見すると「予約が出ない・使えない」という相談ですが、前者は表示対象の確認、後者は受付処理の不具合です。実際の状態を確かめることで、操作のご案内が必要なのか、設定を変えるのか、こちらで修正するのかを判断しました。

導入前にすべての操作を覚えていただくことは難しく、使い始めてから初めて出てくる疑問もあります。今回の記録には、納品後に具体的な状況をご連絡いただき、その内容を確認して対応したやり取りが残っています。

ホットペッパービューティーの予約を取り込む追加開発

その後、ホットペッパービューティーから入った予約も確認したいという追加のご相談をいただきました。自社の予約ページ以外にも受付の入口があると、外部から入った予約を自社側でどのように扱うかが課題になります。

この案件では、Gmailに届く予約通知メールを定期的に取得し、予約情報を取り込む方式を実装しました。管理画面では、外部経由の予約であることをバッジや色で区別できるようにしています。

予約元が分かる表示は、一覧に情報をまとめる際の手がかりになります。同じ予約一覧で確認できても、どこから入った予約なのかが見分けられなければ、元の通知を確認したい場面で探しにくくなるためです。

さらに、自社サイトと外部サービスでは予約時間の刻みが異なる点も確認しました。自社側が1時間単位、外部側が30分単位の場合、外部予約を文字として一覧に追加するだけでは、自社側で予約を受けられる時間の判断までは解決しません。

お客様からは、外部予約が入った時間帯を自社サイトの空き状況にも反映したいというご希望があり、この条件に合わせて対応を進めました。予約を一か所で見たいのか、空き枠にも反映したいのかによって、必要な開発は変わります。

なお、この事例は通知メールを定期取得する仕組みです。約30分間隔で取得する構成として導入しており、外部サービスと常時リアルタイムで同期する公式API連携を実装した、という意味ではありません。反映には時間差があるため、同じ方式が他の店舗にも適するかは、予約の入り方や確認の運用を踏まえて検討する必要があります。

キャンセルの取り込みも、店舗での確認を受けて修正

予約連携の導入時には、キャンセルしたはずの予約が一覧に残るというご連絡をいただきました。新規予約を表示できても、取り消された情報が残っていては、予約状況を正しく判断できません。

調べたところ、新規予約とキャンセルの通知メールを処理する順序に問題がありました。キャンセル通知を先に処理すると、その時点では対象の予約がまだ登録されておらず、後から新規予約だけが追加されてしまう場合があったためです。

そこで、通知を時系列に沿って処理するよう修正しました。メールを再取得し、キャンセルされた予約が非表示になることを確認しています。その後、お客様からも予約反映が正常に動いているとのご報告をいただき、納品となりました。

また、本番への反映時には、こちらの接続先の設定ミスによって、一時的にテスト用の保存先に予約が入り、予約の重複を招いたこともありました。このときは、原因と影響した予約をお伝えし、本番の接続先を戻したうえで、予約データを移しました。

ご負担をおかけした対応であり、問題なく導入できた部分だけを切り取ってご紹介することはできません。問題が起きた際に、何が起きているかをご説明し、必要な修正とデータの対応を行ったことまでが、この案件の実際の経緯です。

導入後の改修は、毎日の「ここを変えたい」から

使い続ける中では、予約の一覧で時刻をすぐに確認したい、受付時間を現在の営業時間に合わせたい、といったご要望もいただきました。これらは、画面を一度作った段階では見えにくく、日々操作することで具体的になる改善点です。

一覧に情報が載っていても、毎回詳細を開かなければ必要な時刻が分からないなら、確認の仕方を見直す余地があります。営業時間が変わったときには、その変更が予約枠や案内文のどこに関係するかを確認する必要があります。

今回も、一覧での時刻表示や受付時間について改修を行い、対応内容をお伝えしています。直近の変更については開発側から対応完了を報告した段階のものもあり、すべてについて店舗側の最終確認が済んだと扱っているわけではありません。

最初の制作から1年以上にわたってご相談をいただき、必要な変更を重ねてきました。追加開発は、その都度、内容と範囲を確認して進めています。別件ではカメラを使った待合状況の確認も開発していますが、こちらは執筆時点で動作確認・調整中です。

自分の美容室で導入するなら、最初に何を相談すればよいか

この事例と同じ機能を一式そろえる必要はありません。予約ページの使いにくさが課題なのか、店内での案内を改善したいのか、複数の予約元を確認する手間が気になるのかによって、最初に取り組む内容は変わります。

相談時には、次のような情報があると、必要な仕組みを整理しやすくなります。

• 今の予約の入口：予約サービス、自社サイト、電話、店頭など。
• 毎日確認している情報：日時、人数、待ち人数、予約元など。
• 使いたい場面：受付のタブレットで確認する、店内モニターに表示するなど。
• 店舗独自のルール：曜日ごとの営業時間、枠の間隔、人数、受付締切など。
• 困っている操作：何度も画面を開く、予約元を行き来する、設定場所が分からないなど。

資料を完成させてからご相談いただく必要はありません。現在の予約画面や、普段の作業の流れをもとに、どこを変えると使いやすくなるかを一緒に考えます。

費用や対応範囲は、予約ページだけを作る場合、表示端末まで用意する場合、外部予約を取り込む場合で変わります。機器・初期開発・導入後の保守や追加改修を確認し、今回の店舗の構成をそのまま当てはめずにお見積りします。

千歳開発では、美容室の予約システム、店内表示、管理画面を含む開発をご相談いただけます。「この事例の待ち人数表示が気になる」「今の予約サービスと併用できるか知りたい」といった段階から、お店の状況をお聞かせください。

美容室の予約管理・店内表示について相談する

依頼する作業の範囲を整理したい方は、予約システムの導入代行で確認したいこともご覧ください。